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Efficienza e sinergia nella gestione del protocollo d'udienza Prassi applicative e gestione informatica delle scansioni processuali
di Donatella Salari

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PREMESSA

Sui protocolli d'udienza si è scritto e detto molto e rischio d'essere prolissa.
Mi limito a dire che, nella mia esperienza concreta della giustizia di tutti i giorni il protocollo d'udienza di Roma è ancora poco conosciuto dall'avvocatura e poco praticato dai colleghi, eppure esso suscita la curiosità soprattutto del Foro forse perché mette in gioco un ruolo nuovo ed inconsueto del giudice alle prese con un confronto su qualche cosa che è altro rispetto alla parte visibile e, secondo alcuni, più nobile del lavoro giurisdizionale espresso dalla sentenza, ossia è il prodotto giustizia nel suo complesso.
Prodotto giustizia che, a mio parere, è ciò che più interessa in questo momento ai cittadini ed è anche l'argomento più esposto all'artiglieria pesante delle mistificazioni mediatiche nei rapporti tra politica e giustizia.
E' perciò del servizio giustizia che vorrei parlare.
Questo tipo di semplificazione è, io credo, quello più stimolante per sollecitare la ricerca di soluzioni possibili anche per quella parte della magistratura che - soprattutto per il settore civile - non interviene nel dibattito sull'efficienza forse perché pensa che l'amministrazione della giustizia sia qualcosa che riguarda solo chi l'amministra e non chi n'è amministrato.

Certo, le prassi virtuose sono gratificanti e danno la parvenza di un certo efficientismo, ma, prima di attuare le prassi dobbiamo, noi stessi, per primi, guardarci intorno ed interagire con i nostri interlocutori quotidiani, ossia avvocatura ed utenza.
Noi siamo, infatti, convinti che l'idea dell'efficienza si sia fatta comunque strada nel modello tradizionale del giudice attraverso di essa si vorrebbe esprimere un -combinato disposto- d'efficienza nel servizio di risoluzione dei conflitti e di duttilità della norma processuale che dovrebbe divenire più pragmatica e meno formale.
Dico che la tentazione di far divenire il combinato disposto da formula magica - negazione s'intende della dialettica processuale e mortificazione della visibilità del sapere e del ragionamento giuridico- è forte.
Ma perché questo -sforzo di diligenza - tanto per restare nel nostro linguaggio, sia un po' di più del giudice autarchico, o meglio del giudice fai - da te bisogna che l'obiettivo della speditezza e della capacità concreta, non solo dialettica, di risoluzione dei conflitti diventi condivisa.
Un esempio per tutti, perché non è detto che si debba ragionare solo sui massimi sistemi: le cancellerie.
Queste strutture, voi sapete, da sempre relegate a ruoli serventi nella catena causale del prodotto giustizia sono attualmente, fatte le dovute eccezioni, asfittiche e demotivate, un po' per essere abituale terreno delle sacche fisiologiche della neghittosità un po' per il noto autolesionismo giudiziario che si alimenta degli eccessi individualistici del nostro lavoro, proponendo un prodotto giustizia approssimativo.
Una struttura, insomma, che, smarrito il valore della condivisione rischia di scambiare il mezzo con il fine specialmente laddove è agita da un sindacalismo petulante ed autoreferenziato capace però, l'ho notato anche sulle cose più banali, di farsi ascoltare più di quanto noi stessi magistrati siamo in grado di fare e questo, ovviamente, mi ha fatto riflettere.
Dico questo non in senso recriminatorio, ma per fare intendere che nella ricerca degli obiettivi di una qualità accettabile del nostro lavoro, il dialogo con i servizi amministrativi deve essere perseguito con impegno e senza preconcetti, anzi, come momento essenziale di verifica e d'attuazione delle prassi virtuose d'organizzazione e deflazione.
Per far ciò occorre una nostra presenza più attiva e più propositiva che faccia dei nostri collaboratori amministrativi dei reali interlocutori e che ci convinca che le modalità consuete del lavoro solitario sono divenute veramente desuete laddove ci limitano nel capire e nell'ascoltare.
In buona sostanza, la spinta verso l'efficienza deve riguardare, per ciò che ci concerne, tutto l'ufficio e non solo la parte terminale e visibile del nostro lavoro e ciò potrà avvenire solo se ci convinceremo che anche il momento visibile della risoluzione del conflitto partecipa, anch'esso, nel bene e nel male, di tutto l'andamento dell'ufficio giudiziario e che noi, al pari della struttura, ne siamo responsabili.

Un esempio per tutti e che mi piace comunicare com'esperienza diretta, riguarda il SICC, ossia il sistema informatico contenzioso civile 5.0, che governa oggi il disimpegno da parte dei servizi amministrativi del processo civile.
Si è parlato, in questa sede, del prossimo processo telematico come momento futuro di verifica del nostro sforzo, ossia di nuove modalità di governo del processo civile per un futuro giudiziario neanche tanto lontano.
Perché ciò possa avvenire occorre, da parte nostra, una certa nuova consapevolezza di dominio di questa piccola frazione del nostro sapere che ci ponga al riparo da quello che sta, in parte, avvenendo non solo nella giurisdizione, ma evidentemente, in ogni ambito culturale e scientifico, ma forse per noi particolarmente pericoloso: la semplificazione informatica e la banalizzazione dei saperi.
Perché pericoloso? Perché non conoscere il sistema che agisce il nostro prodotto e lo fa circolare vuol dire essere estromessi da quel procedimento e consentire l'erosione della regola processuale in funzione della gestione informatica del dato in un campo, come il nostro, dove il formalismo della regola è, negli snodi cruciali, il solo momento di governo possibile del processo.
In altre parole che cosa dobbiamo temere massimamente? A mio giudizio questo: l'informatizzazione del dato processuale che scambi il mezzo con il fine, e che marginalizzi il nostro sapere al solo sentenziare, senza alcuna verifica d'efficienza della dialettica processuale.

Dico questo perché ho provato una sensazione d'umiliante marginalità rispetto all'informatizzazione del dato processuale tutte le volte che il mio personale sforzo organizzativo veniva prevaricato dalla prepotenza di certe scelte della gestione informatica, magari anche necessarie nella loro contingenza, perché il sistema deve, comunque, poter funzionare, ma che svalutavano quello stesso dato che io supponevo di potere adeguare ai virtuosismi dell'efficienza individuale.
Per superare una simile contraddizione e cercare una risposta ho imparato a dialogare con servizi amministrativi nella convinzione che se non avessi capito, io per prima, come il prodotto processuale veniva amministrato dalla cancelleria non avrei potuto, io da sola, pensare di garantirne all'esterno duttilità ed efficienza.
In definitiva, quanto conosciamo la capacità reattiva del sistema nel suo complesso, rispetto alle general rules che ci siamo dettati?

Sul punto basterà citare il preambolo dell'Osservatorio di Roma il quale si è posto la finalità di proporre:

" a Giudici ed Avvocati l'adozione di una serie di regole volte a favorire uno svolgimento più ordinato e proficuo delle udienze civili, a superare (almeno in parte) il grave disagio esistente, a migliorare la qualità del processo, a tutelare la riservatezza dei soggetti coinvolti ed a ridurre drasticamente i tempi d'attesa di testimoni, parti ed avvocati.

Proviamo a confrontare quest'affermazione con la realtà , premettendo che tutti gli esempi che porterò riguardano la sezione specializzata a cui appartengo che applica all'80% il rito del lavoro.

Un esempio concreto?
Lo propongo per quello che è mettendo a confronto con la prassi la regola virtuosa del punto 2. del protocollo di Roma.


All'interno di ciascuna fascia si svolgono adempimenti omogenei stabilendo per ogni causa, al momento del rinvio, orari precisi interni alla fascia oraria (es. 9.10, 9.20, ecc.) e concordati tra giudici ed avvocati;

I CASI CONCRETI
( *)


1.-Chi di noi non ha chiesto alla cancelleria di predisporre gli avvisi di rinvio d'ufficio di un ' udienza?

La gestione SICC, impone, invece, al giudice e all'utenza una scelta diversa e con la cancelleria ho constatato che:



· NEI RINVII D'UFFICIO DI UN'INTERA UDIENZA EFFETTUATI CON AGGIORNAMENTO
MULTIPLO NON E' POSSIBILE INSERIRE L'ORARIO DEI SINGOLI FASCICOLI, VENGONO TUTTI RINVIATI ALLE 9.30

Inutile che io stigmatizzi qui come tale evenienza si ripercuota sulla gestione di quella udienza, laddove, come avviene in ossequio alla regola protocollare, abbiamo per l'appunto, scadenzato gli orari di trattazione, le prove testimoniali e la convocazione dei C.T.U..
Intanto l'udienza comincia con un parossistico peregrinare dei difensori incerti sull'orario che è, ovviamente, diverso da quello concordato con loro prima del rinvio, verbali lasciati aperti perché ogni difensore della rispettiva causa ha inteso che l'orario era / non era stato aggiornato, e comunque, aveva preso altri impegni.

Altro esempio:

2.-Si è detto e se ne ritrova traccia in ogni linea guida dei protocolli che la celerità del processo deve coniugarsi con la capacità del giudice di padroneggiare il processo stesso attraverso lo studio preventivo della causa che privilegi lo scrutinio immediato delle questioni sottoposte al suo esame e cito ancora, per competenza territoriale, il protocollo di Roma al punto 8 prescrive, infatti :

I giudici debbono privilegiare la decisione in udienza sulle istanze formulate dalle parti, soprattutto ove queste siano state già proposte in precedenza (es. formulazione delle richieste istruttorie nelle memorie ex art. 184 c.p.c.).

Ebbene, ciò non esclude, certo, la possibilità che i difensori abbisognino di una pausa di riflessione e chiedano, comunque, che il giudice si riservi magari con la concessione di note illustrative perchè, io credo, celerità ed efficienza non devono essere o diventare mezzi di contenzione della dialettica processuale o, dico meglio, mortificazione degli iter argomentativi della difesa.

Allora, ipotizziamo che quelle note illustrative siano state concesse.

La gestione SICC impone, invece, al giudice e all'utenza una scelta diversa ed ho constatato che:



· LE STAMPE DEI FASCICOLI IN RISERVA DEL MAGISTRATO, NON CONTEMPLANO I GIORNI CHE VENGONO ASSEGNATI ALLE PARTI PER IL DOPOSITO DI ATTI/DOCUMENTI. PERTANTO NON E' POSSIBILE, SENZA UN CALCOLO MANUALE, SAPERE EFFETTIVAMENTE QUANTI GIORNI SONO TRASCORSI DAL GIORNO DELLA RISERVA AL GIORNO DEL DEPOSITO POICHE' IL CONTEGGIO PARTE DALL'ULTIMA UDIENZA E NON DALLA SCADENZA DI DEPOSITO DI ATTI/DOCUMENTI.

· SONO ASSENTI ANCHE I NOMI DELLE PARTI UTILI SIA AL MAGISTRATO SIA ALLA CANCELLERIA PER INDIVIDUARE IL FASCICOLO ED INVECE VI SONO DEI DATI NON NECESSARI TIPO LA DATA DI ISCRIZIONE AL RUOLO O L'OGGETTO DEL PROCEDIMENTO.
(All. 1.1. e 1.2)

Ecco, dunque, un esempio concreto di come il sistema diventi estraneo al prodotto e di come il nostro sforzo individuale venga banalizzato.

Ciò senza dire che una qualsiasi rilevazione statistica dei dati attinta da chi- è accaduto- non conosce la discrasia tra dato informatico e realtà processuale rende spurio il risultato mettendo in risalto ordinanze provenienti da riserva depositate oltre i sessanta giorni.


3.-Un altro esempio, analogo al precedente.

Si è parlato di celerità nel deposito delle motivazioni delle sentenze.
La gestione SICC impone invece al giudice e all'utenza una scelta diversa ed ho constatato che:


· NELLA STAMPA DELLE SENTENZE PUBBLICATA DAL GIUDICE IL SICC HA PROBLEMI SUL CONTEGGIO DEI GIORNI DI DEPOSITO.

· AD ESEMPIO SE, IN UN PROCEDIMENTO VI E' STATA, PRIMA, UNA SENTENZA PARZIALE POI A DISTANZA DI TEMPO UNA SENTENZA DEFINITIVA, IL SISTEMA INFORMATICO INIZIA A CONTARE I GIORNI DI DEPOSITO NON DALL'ULTIMA SENTENZA DEFINITIVA MA DALLA PRIMA, SFALSANDO LE STATISTICHE.

( All. 2.1.e 2.2.).

Anche qui l'effetto- appiattimento annichilisce lo sforzo individuale
con il risultato che in tal caso la sentenza non risulta depositata, magari da anni

4.-Anche i rapporti con i CTU che pure sono considerati area sensibile alle spinte di efficienza vengono mutilati dal sistema informatico e perciò troviamo nel c.d. evento "inibitorie" che dovrebbe indicare i procedimenti cautelari incidentali ma:


· SULLE INIBITORIE NEGLI EVENTI DEL CTU NON APPARE IL DEPOSITO DELL'ISTANZA DI LIQUIDAZIONE PERIZIA.

Con il risultato che la cancelleria, voi per il futuro, gli avvocati da studio, senza compulsare materialmente il fascicolo, non potranno mai controllare sul c.d. "storico" del fascicolo tale evento.



4.-La correzione dell'errore materiale è evento del tutto ordinario, specialmente nelle causa c.d. seriali, ma il SICC, nell'ipotesi non infrequente che debba essere fissata l'udienza per provvedere, in contraddittorio, alla correzione non riconosce il seguente evento.


· NEI SUB PROCEDIMENTI DI CORREZIONE ERRORE MATERIALE di cui all'art. 287 c.p.c. NON APPARE IL TERMINE PER LA NOTIFICA A CONTROPARTE NELLA SCHERMATA DI FISSAZIONE UDIENZA.

Si deve, dunque, provvedere con metodi artigianali: a cura della cancelleria si esegue un'annotazione e si aspetta che arrivi l'interessato (All.3.1.)


5.- Si è detto che l'efficacia del processo è condizionata dal buon governo dei provvedimenti ordinatori: pertanto la sospensione concordata ex art. 296 c.p.c. con i difensori viene raccomandata come forma di reazione virtuosa a tattiche processuali dilatorie ovvero diretta a formalizzare legalmente stasi altrimenti rallentatorie della giusta durata del processo.
Sorge, dunque, la necessità di fissare una nuova udienza dopo la sospensione ex art. 297 c.p.c..
Il SICC non riconosce l'evento e mutila il dato e pertanto:


· NON V'E' LA POSSIBILITA' DI SOSPENSIONE D'UN GIUDIZIO E DI CONTESTUALE FISSAZIONE DELLA NUOVA UDIENZA ENTRO IL TERMINE STABILITO DAL GIUDICE.
· PERTANTO, O SI SOSPENDE O SI RINVIA CON Un'ANNOTAZIONE

La cancelleria rimedia con la voce ibrida "eseguita annotazione", ma è ovvio che il contenuto della medesima rimane inconoscibile per chi consulta il dato.
.


6- Si è detto più volte che l'area statistica costituisce area sensibile all'applicazione delle prassi virtuose sia per valutazione dei flussi che per la programmazione tabellare.
Analogamente, la questione involge la valutazione statistica sia del dato quantitativo dei provvedimenti depositati dal singolo giudice, sia della celerità di definizione dei singoli procedimenti.

· NEL RITO DEL LAVORO NON V'E' NESSUNA STAMPA CHE POSSA EVIDENZIARE TUTTI QUEI FASCICOLI CHE SONO IN ATTESA DEL DEPOSITO DELLA MOTIVAZIONE, DOPO LA LETTURA DEL DISPOSITIVO, COME AVVIENE PER IL RITO ORDINARIO DOVE C'E' LA VOCE " ATTESA DEPOSITO PROVVEDIMENTI".
(All. 4.1)

Il SICC, anche in questo caso- parlo sempre del rito del lavoro- non è in grado di far rilevare i giorni che intercorrono tra la lettura del dispositivo e il deposito della motivazione, perché manca la voce "stato" del procedimento che invece è presente per il rito ordinario.
La conseguenza è che le statistiche del singolo giudice vengono fatte a mano servendosi dei registri cartacei e che al lettore poco accorto circa l'attendibilità del dato, quanto meno sotto il profilo della completezza, vengano invece prospettati dati del tutto spuri circa la celerità di deposito delle motivazioni.

LE PROSPETTIVE

7. Infine, una parola sulla capacità di controllo e sicurezza di gestione del dato processuale che dovrà accompagnarci verso il processo telematico, visto che è proprio di questi giorni la notizia dell'avvio delle sette sedi giudiziarie- pilota per la sperimentazione concreta (c.d. fase -due del processo telematico a Bari, Bergamo, Bologna, Catania, Genova e Lametia Terme e Padova) con predisposizione del c.d. fascicolo informatico.
Apprendo dalla stessa fonte (Sole 24 ore, 20 ottobre 2004) che la sperimentazione toccherà poi il processo del lavoro.

Se questo è lo stato dell'arte sembra necessario ritornare alla riflessione da cui ero partita per segnalare alcuni esempi concreti di quel pericolo d'erosione della regola processuale indotta dalla banalizzazione di una poco accorta gestione informatica del dato.

· Il SICC, QUANDO VIENE MUTATO IL RITO, DA SOMMARIO a SPECIALE LOCATIZIO IMPONE ALLA CANCELLERIA D'ATTRIBUIRE AL FASCICOLO UN NUOVO NUMERO DI RUOLO.
NE CONSEGUE CHE NELLO STORICO DEL PROCEDIMENTO VIENE SEGNALATO TUTTO CIO' CON IL RIMANDO AL NUOVO FASCICOLO ISCRITTO DALLA CANCELLERIA.


L'ANOMALIA SI RISCONTRA QUANDO IL GIUDICE, MUTANDO IL RITO, DENEGA L'ORDINANZA PROVVISORIA DI RILASCIO.

INFATTI, IL SISTEMA NON RIESCE A COPIARE NEL NUOVO FASCICOLO LA COSTITUZIONE DELLA PARTE CONVENUTA. QUESTO COMPORTA UNO SFALSAMENTO DI DATE DI COSTITUZIONE.

INFATTI, LA CANCELLERIA NELL'INSERIMENTO DELLA COSTITUZIONE DEL CONVENUTO NEL NUOVO FASCICOLO DEVE NECESSARIAMENTE RIPORTARE LA STESSA DATA DEL MUTAMENTO DEL RITO, CIOE' LA DATA DELL'ISCRIZIONE DEL FASCICOLO DI RITO DEL LAVORO, MENTRE E' POSSIBILE CHE IL CONVENUTO ABBIA EFFETTUATO LA SUA COSTITUZIONE UNA DATA ANTECEDENTE A QUESTA, OSSIA IN FASE SOMMARIA.

RISULTA PERCIO' SULLO "STORICO" UNA COSTITUZIONE CON UNA DATA NECESSARIAMENTE UGUALE ALL'ISCRIZIONE DEL NUOVO PROCEDIMENTO CHE NON RISPECCHIA LA SCANSIONE CRONOLOGICA DEGLI EVENTI PROCESSUALI.
(all. 5.1 e 5.2).

Oppure:

8.-NELL'AGGIORNAMENTO MULTIPLO D'Un'UDIENZA PER UN RINVIO D'UFFICIO, NON VENGONO CONTEMPLATI ALCUNI SUB-PROCEDIMENTI O LE RICOSTRUZIONI TITOLO.

Da notare che tali sub procedimenti non si riferiscono ad attività accessorie o secondarie.
Infatti, è molto frequente che il titolo costituito dalla convalida di sfratto che, come si sa, non viene conservata in agli atti dell'ufficio, ma restituita all'intimante assieme all'atto di citazione (art. 663, comma primo, parte prima, c.p.c.) vada smarrita in fase d'esecuzione, sicché sorge la necessità di provvedere alla ricostruzione del titolo medesimo applicando analogicamente l'art. 133 c.p..
Inoltre, nella ricostruzione del titolo, ove vi provveda un magistrato diverso da quello che ha emesso l'ordinanza, per accedere alla voce " fissazione dell'udienza per la ricostruzione del titolo", si è costretti ad utilizzare lo stesso campo del fascicolo portante e non è consentito aprire un sub-procedimento, ammesso solo per la correzione dell'errore materiale.
In questo modo, sostituendo il nome del Giudice, si altera anche il fascicolo originario nei suoi elementi genuini d'identificazione, forzando il dato reale.


8.- IL SISTEMA NON CONSENTE L'INSERIMENTO DEI TERMINI DI GRAZIA CHE CADONO NEI GIORNI FESTIVI

9.-NON V'E' NEL PROGRAMMA PER I PROCEDIMENTI SOMMARI LA VOCE: DEFINIZIONE FASE SOMMARIA+ RINVIO DOPO MUTAMENTO RITO, MA SOLO ORDINANZA DI RILASCIO + RINVIO DOPO MUTAMENTO RITO.

10.-SULLE RICOSTRUZIONI DEL TITOLO NON V'E' ALCUNA VOCE PER UN DEPOSITO DI ATTI FUORI UDIENZA, E' POSSIBILE SOLO FARE UN'ANNOTAZIONE, MA NON INSERIRE, PER ESEMPIO, UNA REMISSIONE IN TERMINI PER LA NOTIFICA DELLA DATA D'UDIENZA.


CONCLUSIONI

Tutte le cose che ho cercato di comunicarvi nascono dall'interazione con i servizi amministrativi secondo il modello prefigurato dal libro bianco.
Io credo che dovremo impegnarci il più possibile su queste realtà operative anche se sembrano minimali se vogliamo davvero sperimentare le nostre proposte di ruoli nuovi come l'assistente del giudice in udienza -su cui è tanto impegnato Roberto Braccialini- o più in generale della tematica della fase di gestione del fascicolo e di impiego di nuove tecnologie per l'archiviazione dei dati.
Questo sistema, infatti, con tutte le sue pecche e le sue incongruenze è quello che abbiamo a disposizione e dobbiamo condividerlo con i servizi amministrativi oggi, per l'efficienza, domani per il PCT.
La trasformazione e la scomposizione dei documenti aggregabili per oggetto o per categoria moltiplicherà le informazioni che attualmente attraverso il sistema cartaceo, come ci ha detto il professor Costantino, sono limitate ad un 5% e noi non dobbiamo essere marginalizzati dalle scelte di sistema..


Dunque, per concludere, penso sia necessario condividere l'obiettivo dell'efficienza con i servizi amministrativi e con l'avvocatura dialogando anche su temi d'efficienza minimali, ma concreti e propositivi, perché non è detto che si debba dibattere solo sui massimi sistemi della separazione delle carriere o dell'uso politico della giustizia.
Se non sapremo fare questo forse c'illuderemo di essere guariti dal morbo dell'autoreferenzialità , ma saremo in breve contagiati da un altro morbo: il velleitarismo.
Buon lavoro a tutti.


Donatella Salari
Tribunale di Roma
giudice della sesta sezione civile




(*) La casistica è stata catalogata grazie alla preziosa collaborazione della operatrice amministrativa Daniela Rosone.